Registr smluv: co s objednávkami po e-mailu nebo telefonu?

18. 4. 2016 Libor Jarmič Registr smluv - školení a právní služby Právo pro veřejnou správu

U mnoha zakázek běžně neexistuje písemná smlouva a vznikají pouhým objednáním po e-mailu nebo telefonicky. Jak postupovat, aby i tyto zakázky byly v souladu se zákonem o registru smluv? 

Objednávka + potvrzení = smlouva

Obchodní smlouvy nemusí vždy tvořit list papíru se dvěma podpisy, někdy stačí dvojice objednávka-potvrzení. V případech, kdy dochází k výměně e-mailů, se v registru smluv zveřejní obsah e-mailu s objednávkou a obsah e-mailu s jejím potvrzením (např. ve formátu .doc). Zveřejněním této dvojice dokumentů dochází ke zveřejnění smlouvy. Pro účely registru smluv půjde o obraz textového obsahu smlouvy.

Aktualizace 7. 6. 2016: Kdy je e-mail písemnou formou právního úkonu?

Aktualizace 27. 7. 2017: § 8 odst. 2 ZRS umožňuje uzavření smlouvy podléhající uveřejnění v registru smluv kromě písemné formy také „jiným způsobem umožňujícím uveřejnění smlouvy prostřednictvím registru smluv.“ Viz: Novela zákona o registru smluv

Datum doručení rozhoduje 

Jestliže je smlouva tvořena dvojicí objednávka-potvrzení, jaké je datum jejího uzavření? Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy přijetí nabídky nabývá účinnosti, tedy když je potvrzení objednávky doručeno adresátovi (objednávajícímu) a ten má možnost se s ním seznámit. V písemné komunikaci to může být den doručení dopisu, v elektronické komunikaci den, kdy do e-mailové schránky objednávajícího dorazí e-mail s potvrzením, že jeho objednávka byla přijata. 

Smluvní strany si mohou sjednat jiné datum vzniku smlouvy (např. den odeslání potvrzení či jiný). Pokud tak neučiní, platí výše uvedené. 

Z telefonických objednávek vytvořte písemnou smlouvu 

U telefonických objednávek je to o něco složitější. Zákon o registru smluv stanoví při uzavírání smluv jako povinnou písemnou formu. Telefonická smlouva pro tyto účely nestačí a bude nutné pro každý případ vyhotovit řádnou písemnou smlouvu a tu zveřejnit v registru ještě před začátkem plnění. Nejrychlejším řešením je vytvořit si vzory obvyklých smluv/objednávek (např. na formuláři, aby vyplnění zabralo co nejméně času) a objednávku i její potvrzení poslat e-mailem nebo datovou schránkou. Elektronická verze (např. .doc nebo strojově čitelné .pdf) navíc umožní rychlé zveřejnění v registru. Samotné zveřejnění by mělo proběhnout řádově během minut, tudíž budete moci z takto uzavřené smlouvy prakticky ihned řádně plnit. 

Libor Jarmič

Advokátní koncipient

Potřebujete radu právníka ohledně registru smluv?

Pomůžeme vám nastavit systém zveřejňování smluv tak, abyste nemuseli přemýšlet nad každou smlouvou zvlášť. Nabízíme také online nebo telefonickou podporu. Zákonu o registru smluv jsme dodali odbornou expertízu a nyní usnadňujeme veřejné správě jeho používání. Pořádáme řadu školení k registru smluv.

Obraťte se na nás

Ozvěte se nám