Podnikatelé zvolili registr smluv zákonem roku. Co pro ně vlastně v praxi znamená?

9. 6. 2016 Martin Fadrný Právo pro byznys a inovace Právo pro veřejnou správu Registr smluv - školení a právní služby Softwarové smlouvy

Vybraní podnikatelé, firmy a odborná veřejnost rozhodli, že nejlepším zákonem roku 2015 je zákon o registru smluv, který přinese větší transparentnost do nakládání s veřejnými prostředky. Sedmého ročníku ankety Zákon roku se zúčastnilo 273 zástupců podnikatelského prostředí a pro registr smluv hlasovalo 61 % z nich.

Proč zvítězil právě registr smluv?  „(...) Registr smluv přinese hodně transparence za relativně málo peněz a ukáže veřejnosti, za co veřejná moc utrácí, způsobem, který umožní tyto informace systematicky analyzovat a využívat,“ okomentoval výsledek ankety Karel Šimka, soudce Nejvyššího správního soudu.

Zákon o registru smluv od 1. července 2016 ukládá veřejným institucím zveřejňovat soukromoprávní smlouvy (a také smlouvy o dotacích a vratných finančních půjčkách) v centrálním datovém úložišti pod záštitou Ministerstva vnitra. Podnikatelů a firem se registr smluv bude týkat minimálně dvojím způsobem: Budou mít možnost se podívat, jaké služby a zboží nakupuje která obec, úřad či jiná organizace, a také za jakou cenu. Díky tomu mohou objevit nové obchodní příležitosti. A v případě, že už nyní s nějakou veřejnou institucí obchodují, měli by si být vědomi toho, jak zákon ovlivní dosavadní praxi uzavírání smluv

Písemná forma smluv povinně 

Nejpodstatnější změnu v pravidlech uzavírání smluv přináší požadavek na písemnou formu smluv. Přestože nový občanský zákoník umožňuje smluvním stranám, aby (až na výjimky) pro své jednání zvolily libovolnou formu, zákon o registru smluv jasně říká, že smlouva, na niž se vztahuje povinnost uveřejnění prostřednictvím registru smluv, musí být uzavřena písemně. Aktualizace 27. 7. 2017: Novela zákona o registru smluv 

Co s objednávkami po telefonu  

V případě, že přijímáte objednávky od veřejné instituce po telefonu bez existence písemné smlouvy s podpisy obou stran, budete nyní muset pro každý případ vyhotovit řádnou písemnou smlouvu a tu zveřejnit v registru ještě před začátkem plnění. Nejrychlejším řešením je vytvořit si vzory obvyklých smluv nebo objednávek (např. na formuláři, aby vyplnění zabralo co nejméně času) a objednávku i její potvrzení poslat e-mailem nebo datovou schránkou. Elektronická verze (např. .doc nebo strojově čitelné .pdf) navíc umožní rychlé zveřejnění v registru. Samotné zveřejnění by mělo proběhnout řádově během minut, tudíž budete moci z takto uzavřené smlouvy prakticky ihned řádně plnit. 

Objednávky po e-mailu 

Obchodní smlouvy nemusí vždy tvořit list papíru se dvěma podpisy, někdy stačí dvojice objednávka-potvrzení. V případech, kdy dochází k výměně e-mailů, se v registru smluv zveřejní obsah e-mailu s objednávkou a obsah e-mailu s jejím potvrzením (např. ve formátu .doc). Zveřejněním této dvojice dokumentů dochází ke zveřejnění smlouvy. Pro účely registru smluv půjde o obraz textového obsahu smlouvy. S e-mailovou komunikací se pojí ještě další důležitá otázka: Kdy je e-mail písemnou formou právního úkonu.

Kdo zveřejňuje smlouvu v registru? 

Samotné zveřejnění smlouvy v registru smluv může provést kterákoliv ze smluvních stran, nicméně děje se tak vždy prostřednictvím datové schránky. Informační systém registru smluv umožňuje nechat zaslat automatických upozornění e-mailem oběma smluvním stranám.

Nezveřejněná smlouva neplatí

Pro všechny smlouvy vyžadující zveřejnění v registru platí, že nabývají platnosti až po svém zveřejnění. Proto doporučujeme přistoupit k realizaci toho, co je ve smlouvě ujednané, až po jejím zveřejnění v registru. Jakékoliv plnění ze smlouvy před jejím zveřejněním je z právního hlediska bezdůvodný obohacením. 

Martin Fadrný

Advokátní koncipient, garant školení pro veřejnou správu

Potřebujete radu právníka ohledně registru smluv?

Zákonu o registru smluv jsme dodali odbornou expertízu – zákon jsme připomínkovali a vypracovali jsme řadu analýz, které reagovaly na nejasnosti jednotlivých novel a ustanovení zákona. Pomůžeme vám nastavit proces zveřejňování smluv na internetu tak, aby minimalizoval administrativní zátěž a účinně předcházel riziku neplatnosti smlouvy. 

Obraťte se na nás

Ozvěte se nám