Co by měla obsahovat metodika pro vkládání smluv do registru?

16. 5. 2017 Martin Maňák Registr smluv - školení a právní služby Právo pro veřejnou správu Helpdesk k registru smluv

I když se zákon o registru smluv skládá pouze z 10 paragrafů, jeho používání v praxi není tak jednoduché, jak by se na první pohled mohlo zdát. U každé smlouvy je nutné zvážit řadu otázek, a proto se vyplatí postup zveřejňování smluv v registru krok po kroku popsat v metodice, jejíž využívání uživatelům pomůže eliminovat chybné postupy. Aby metodika plnila svůj účel, měla by splňovat alespoň následující základní požadavky:

1. Určení osoby odpovědné za kontraktaci smlouvy, resp. za uveřejnění smlouvy v registru smluv

Povinný subjekt by měl v interním předpisu stanovit, které osoby budou provádět kontrolu všech uzavíraných smluv a budou odpovědné za jejich zveřejnění. Tyto osoby budou provádět také výmaz těch informací ze smlouvy, které se v registru smluv nebudou uveřejňovat (např. obchodní tajemství, osobní údaje, utajované informace, atd.).

2. Informování druhé smluvní strany o povinnosti uveřejnění smlouvy v registru smluv

Osoba, která zastupuje obec při uzavírání smlouvy, by měla vždy informovat druhou smluvní stranu o tom, že daná obec je povinným subjektem podle zákona o registru smluv, a že předmětná smlouva bude muset být uveřejněna v registru smluv.

3. Označení údajů, které nepodléhají uveřejnění v registru smluv

Smluvní strany by se měly navzájem informovat o tom, které informace považují za obchodní tajemství nebo osobní údaje, a to již během kontraktačního procesu. Tyto informace se nebudou uveřejňovat v registru smluv (ve smlouvách budou tyto informace smazány). Smazání těchto informací v uveřejňovaných smlouvách by měla odpovědná osoba (viz bod 1).

4. Písemná forma všech smluv

Všechny smlouvy podléhající uveřejnění v registru smluv musí být uzavřené v písemné formě. Tyto smlouvy tedy není možné uzavírat ústně, telefonicky nebo konkludentně (mlčky). Pokud by tyto smlouvy byly uzavírány v jiné než písemné formě, byly by absolutně neplatné. Aktualizace 27. 7. 2017 - Novela zákona o registru smluv

5. Vytvoření elektronického obrazu smlouvy

V registru smluv se uveřejňuje „elektronický obraz textového obsahu smlouvy v otevřeném a strojově čitelném formátu“ (§ 5 odst. 1 zákona o registru smluv). Elektronický obraz textového obsahu smlouvy tedy neobsahuje podpisy smluvních stran. Do registru smluv se nahrává smlouva v takové podobě, ve které je možné fulltextově vyhledávat. Fulltextové vyhledávání budou umožňovat smlouvy, které budou psané v souborech typu doc., docx., rtf., txt., odt. či pdf. s textovou vrstvou. Pouhý sken smlouvy bez textové vrstvy či pouhý obrázek (fotografie) smlouvy nebudou postačovat.

6. Popsání procesu zveřejnění a komunikace se správcem registru smluv.

Uveřejnění smlouvy v registru smluv se bude provádět prostřednictvím formuláře, odeslaného datovou zprávou správci registru smluv. Text samotné uveřejňované smlouvy je pak přílohou tohoto formuláře. Vyplnění formuláře a jeho odeslání správci registru smluv bude mít na starosti odpovědná osoba (viz bod 1).

7. Vyhodnocení vztahu smlouvy k dalším zákonům

Prostřednictvím registru smluv lze splnit např.  povinnost  zveřejňování dotací podle zákona 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. 

8. Poskytnutí příkladů řešení běžných situací, vzory často uzavíraných smluv.

Ideálně by předpis měl obsahovat aktuální znění vzorových smluv připravených pro okamžité použití v běžných (nejčastějších) případech. 

Martin Maňák

Advokát, prokurista a vedoucí týmu energetiky

Potřebujete radu právníka ohledně registru smluv?

Zákonu o registru smluv jsme dodali odbornou expertízu – zákon jsme připomínkovali a vypracovali jsme řadu analýz, které reagovaly na nejasnosti jednotlivých novel a ustanovení zákona. Pomůžeme vám nastavit proces zveřejňování smluv na internetu tak, aby minimalizoval administrativní zátěž a účinně předcházel riziku neplatnosti smlouvy. 

Obraťte se na nás

Ozvěte se nám